Informacja o umowach z nierezydentami to jeden z tych obowiązków, które łatwo przeoczyć, bo nie dotyczy każdej transakcji, ale gdy już powstaje, terminy i progi mają realne znaczenie. W praktyce najczęściej chodzi o formularz ORD-U, a nie o certyfikat rezydencji - i właśnie to rozróżnienie warto mieć na starcie, bo cfr-1 dotyczy zupełnie innej sprawy. Poniżej wyjaśniam, kto składa informację, kiedy trzeba ją złożyć, jak liczyć progi i gdzie najczęściej pojawia się błąd.
Co trzeba wiedzieć o ORD-U
- ORD-U służy do zgłoszenia umów z nierezydentami, a nie do wydawania certyfikatu rezydencji.
- Obowiązek dotyczy przede wszystkim osób prawnych, jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
- Aktualnie termin na złożenie informacji to 11 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego.
- Najczęściej trzeba pilnować progów 300 000 euro albo 5 000 euro, zależnie od rodzaju relacji z kontrahentem.
- Formularz składa się elektronicznie, a przy wysyłce trzeba uważać na to, że ten typ dokumentu nie idzie przez ePUAP ani profilem zaufanym.
Czym naprawdę jest ten obowiązek i dlaczego bywa mylony z innymi drukami
Na pierwszy rzut oka łatwo wrzucić do jednego worka kilka zupełnie różnych obowiązków podatkowych. Ja zaczynam od prostego rozdzielenia: ORD-U to informacja o umowach zawartych z nierezydentami, a nie certyfikat potwierdzający rezydencję podatkową. Ten drugi dokument ma inną funkcję, inne zastosowanie i nie służy do raportowania kontraktów.
W praktyce chodzi o to, by urząd skarbowy dostał sygnał, że polski podmiot zawiera określone umowy z kontrahentem zagranicznym i że transakcja spełnia ustawowe warunki raportowania. To nie jest więc „każda umowa z zagranicą”, tylko sytuacja, w której dochodzi dodatkowy próg albo szczególna relacja między stronami. I właśnie dlatego w firmach najczęściej myli się to z podatkiem u źródła, TPR albo certyfikatem rezydencji. Dalsza część tekstu porządkuje te przypadki po kolei.
Kto musi złożyć informację o umowach z nierezydentami
Co do zasady obowiązek dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, czyli przede wszystkim firm i spółek. W praktyce w grę wchodzą:
- osoby prawne,
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
To ważne, bo formularza nie składa się „na wszelki wypadek” tylko dlatego, że kontrahent jest z zagranicy. Najpierw trzeba sprawdzić, czy dana umowa mieści się w ustawowym zakresie, a dopiero potem przejść do raportowania. Ja w takich sprawach zawsze patrzę jeszcze na jedną rzecz: czy dokument nie wchodzi w obszar cen transferowych. Przy transakcjach powiązanych nie wolno zakładać automatycznie podwójnego raportowania albo pełnego wyłączenia, bo wszystko zależy od konkretnego stanu faktycznego i rodzaju obowiązku.
Jeśli firma nie ma umów spełniających warunki raportowe, nie składa pustej informacji. Brzmi banalnie, ale to właśnie na tym etapie wiele osób zaczyna dopisywać sobie obowiązek, którego w ogóle nie ma. Następny krok to progi kwotowe, bo one decydują, czy temat w ogóle trafia na biurko księgowości.
Kiedy umowa podlega zgłoszeniu
Tu obowiązuje najbardziej praktyczna zasada całego tematu: nie każda umowa z nierezydentem jest raportowana, ale każda umowa, która przekracza ustawowy próg, już tak. W polskich przepisach najczęściej pojawiają się dwa poziomy graniczne, a logika ich liczenia zależy od typu kontrahenta i relacji między stronami.
| Sytuacja | Co liczę | Próg | Jak to czytam w praktyce |
|---|---|---|---|
| Umowy z tym samym nierezydentem w roku podatkowym, gdy występują powiązania osobowe lub kapitałowe | Sumę należności albo sumę zobowiązań wynikającą z umów zawartych w roku podatkowym | 300 000 euro | Nie patrzę na pojedynczą fakturę, tylko na łączny wolumen umów z tym samym kontrahentem. |
| Nierezydent posiadający w Polsce przedsiębiorstwo, oddział albo przedstawicielstwo | Jednorazową wartość należności albo zobowiązań z danej umowy | 5 000 euro | Tu próg jest znacznie niższy, więc nawet relatywnie mała umowa może wejść do informacji. |
| Umowa bez jednoznacznie wskazanej wartości albo bez formy pisemnej | Kwoty z faktur lub rachunków potwierdzających transakcję | Według właściwego progu z powyższych przypadków | To zabezpiecza sytuacje, w których sam kontrakt nie daje pełnego obrazu wartości współpracy. |
Przykład z życia jest prosty. Jeśli spółka zawiera w jednym roku kilka umów z tym samym zagranicznym partnerem powiązanym i łączna wartość należności wynosi 360 000 euro, obowiązek już powstaje. Jeśli ten sam kontrahent ma oddział w Polsce, a pojedyncza umowa opiewa na 8 000 euro, również wchodzi do zgłoszenia, bo przekroczony jest niższy próg 5 000 euro. Tego nie da się rozbroić intuicją - trzeba policzyć liczby.
Właśnie w tym miejscu większość osób pyta mnie o kolejny krok: skoro wiem już, że umowa podlega zgłoszeniu, to jak to złożyć bez poprawiania formularza po tygodniu? Na to odpowiadam poniżej.
Kiedy obowiązek nie powstaje mimo zagranicznego kontrahenta
Najczęstszy błąd polega na założeniu, że każda współpraca międzynarodowa wymaga dodatkowej informacji do urzędu. Tak nie jest. Jeśli kontrakt nie spełnia progu albo nie mieści się w katalogu przypadków ustawowych, obowiązek nie powstaje. To prosta, ale bardzo ważna granica, bo dzięki niej nie mnoży się dokumentów bez potrzeby.
Druga rzecz to relacja z obowiązkami dotyczącymi cen transferowych. Ustawa przewiduje wyłączenia dla podmiotów, które sporządzają informacje o cenach transferowych, więc przy umowach powiązanych nie można automatycznie zakładać, że ORD-U i TPR trzeba składać równolegle w tym samym zakresie. Ja traktuję to jako miejsce, gdzie lepiej sprawdzić przepis dwa razy niż później pisać korektę. W praktyce chodzi o uniknięcie dublowania informacji o tej samej transakcji i o poprawne przypisanie jej do właściwego obowiązku.
Jeżeli nie masz pewności, czy kontrahent jest nierezydentem w rozumieniu przepisów dewizowych, albo czy w danym układzie zachodzą powiązania, warto to ustalić przed końcem roku. Na etapie zamknięcia ksiąg najłatwiej o przeoczenie, a później wszystko robi się bardziej czasochłonne. I właśnie dlatego następna sekcja jest stricte operacyjna.
Jak wypełnić i wysłać formularz bez korekty po tygodniu
Aktualnie używa się formularza ORD-U(5). Ja przy jego wypełnianiu trzymam się pięciu kroków, bo w tej sprawie porządek ma większą wartość niż pośpiech:
- Ustalam okres, którego dotyczy informacja, i sprawdzam, czy składam ją po raz pierwszy, czy jako korektę.
- Wyłapuję wszystkie umowy z nierezydentami, które spełniają ustawowe warunki raportowania.
- Porównuję wartości umów z odpowiednim progiem, zamiast patrzeć tylko na pojedyncze dokumenty sprzedaży.
- Uzupełniam dane obowiązanego i kontrahenta zagranicznego, w tym identyfikatory podatkowe, jeśli kontrahent je posiada.
- Wysyłam formularz elektronicznie i pobieram UPO, czyli potwierdzenie skutecznego złożenia.
W 2026 roku praktyczny kierunek jest jasny: formularz składa się elektronicznie przez usługę e-Urząd Skarbowy albo narzędzie do wysyłki XML. Warto zapamiętać jedną rzecz: tego typu dokumentu nie wysyła się profilem zaufanym ani przez ePUAP. To detal techniczny, ale w praktyce potrafi uratować termin, jeśli ktoś próbuje nadać zgłoszenie w ostatniej chwili. Jeżeli korzystasz z interaktywnego formularza, przygotuj też kwalifikowany podpis elektroniczny.
Najrozsądniej jest po wysyłce od razu sprawdzić status dokumentu i pobrać UPO. Bez tego łatwo pomylić „wysłałem” z „skutecznie złożyłem”, a w podatkach to są dwie różne rzeczy. Po tej części zostaje już tylko lista błędów, które widzę najczęściej.
Najczęstsze błędy, które podnoszą ryzyko korekty lub spóźnienia
Gdy patrzę na realne problemy z tym obowiązkiem, powtarza się kilka schematów. Nie są spektakularne, ale właśnie dlatego bywają kosztowne:
- mylenie ORD-U z certyfikatem rezydencji albo z TPR,
- liczenie progu od jednej faktury zamiast od całej relacji z tym samym nierezydentem,
- pomijanie zagranicznego kontrahenta, który ma w Polsce oddział lub przedstawicielstwo,
- próba wysyłki przez niewłaściwy kanał elektroniczny,
- brak korekty po wykryciu błędnie wpisanego okresu albo danych kontrahenta,
- zbyt późne zebranie dokumentów, przez co informacja powstaje na szybko i z większym ryzykiem pomyłki.
Ja zwracam szczególną uwagę na dwa ostatnie punkty, bo one zwykle generują niepotrzebny stres. Korekta sama w sobie nie jest tragedią, ale jeśli da się jej uniknąć przez prosty rejestr umów i jednorazowe uporządkowanie danych, to naprawdę warto to zrobić. W firmach, które mają dobry obieg informacji między sprzedażą, księgowością i compliance, ten obowiązek staje się zwykłym elementem zamknięcia roku, a nie gaszeniem pożaru.
To prowadzi już do ostatniej, bardziej praktycznej części: co warto mieć przygotowane wcześniej, żeby nie wracać do tematu w pośpiechu.
Jak domknąć obowiązek przed końcem roku bez nerwów
Najmocniej działa tu prosta procedura. Jeśli prowadzisz firmę albo odpowiadasz za rozliczenia, dobrze mieć jeden arkusz albo rejestr, w którym na bieżąco zapisujesz umowy z nierezydentami, wartości kontraktów i informację, czy kontrahent ma w Polsce oddział, przedstawicielstwo albo powiązania kapitałowe. Dzięki temu nie odtwarzasz całego roku z pamięci w listopadzie czy grudniu.
- trzymaj listę kontrahentów zagranicznych z krajami rezydencji,
- oznaczaj umowy, które mogą wejść do ORD-U,
- sumuj wartości z tym samym kontrahentem w skali roku podatkowego,
- zapisuj, czy korzystasz z e-Urząd Skarbowy albo narzędzia XML,
- pilnuj terminu: 11 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego,
- po wysyłce archiwizuj UPO razem z dokumentacją umów.
Jeżeli masz to poukładane, raportowanie nie zabiera dużo czasu i nie zjada energii zespołu. W praktyce właśnie taki porządek najbardziej obniża ryzyko błędu: nie heroiczne poprawki na końcu, tylko konsekwentny rejestr od początku roku. I to jest najlepszy sposób, żeby temat umów z nierezydentami zamknąć spokojnie, bez nerwowych poszukiwań brakujących danych w ostatnim dniu terminu.
